Bir fişi doldururken alt yaprağa da aynı yazının geçtiğini görürsünüz, ama arada karbon kağıdı yoktur. Bunu sağlayan otokopili kağıttır. Kağıdın yüzeyine işlenmiş kimyasal katmanlar sayesinde kalem baskısı alt yaprakta görünür hale gelir. Matbu evrakta bu kadar yaygın olmasının sebebi basittir: aynı bilgi iki kişide de durur, kimse ayrıca yazmak zorunda kalmaz.

Nasıl çalışır

Otokopili kağıtta çok küçük kapsüller içinde renk verici bir madde bulunur. Kalem bastırıldığında bu kapsüller patlar, madde alt yapraktaki katmanla tepkimeye girer ve yazı belirir. Takımdaki yapraklar bu yüzden sıralı çalışır:

• Üst yaprak: Arka yüzünde kapsüllü katman vardır.
• Orta yaprak: Ön yüzü yazıyı alır, arka yüzü bir alttakine verir.
• Alt yaprak: Yalnız ön yüzünde yazıyı alan katman bulunur.

Bu sıra bozulursa kopya oluşmaz. Takımların nasıl dizildiği bu yüzden işin önemli bir parçasıdır ve kağıtlar rastgele üst üste konamaz.

Kaç nüsha, hangi renk

İkili takım iki yaprak, üçlü takım üç yapraktan oluşur. Yaprak rengi ayrımı kolaylaştırmak içindir; beyaz, pembe, sarı ya da mavi gibi renkler kullanılabilir. Kural şudur: Her rengin kimde kalacağı baştan belli olmalı. Örneğin beyaz nüsha müşteride, pembe depoda, sarı koçanda kalabilir. “Müşteri nüshası”, “ofis nüshası” gibi adları yaprağın altına küçük bir not olarak basmak, saha ekibinin işini çok kolaylaştırır.

Nüsha sayısı arttıkça kalem baskısı alttaki yapraklara ulaşırken zayıflar. Bu yüzden gerçekten lazım olandan fazla nüsha istemeyin. Kaç nüsha gerektiği, işin yapısına ve muhasebe düzeninize bağlıdır; bu konuda muhasebecinize danışmanız doğru olur.

Nerelerde kullanılır

• Sipariş fişleri ve sipariş formları: Bir yaprak depoya ya da mutfağa, öbürü kasaya gider.
• Tahsilat makbuzları: Bir nüsha ödeyende kalır, diğeri koçanda.
• Teknik servis formları: Müşteri, ofis ve teknisyen için ayrı nüsha.
• Sözleşmeler: Her iki taraf için imzalı nüsha.

Yazının silik çıkmasına yol açan hatalar

Yumuşak zeminde yazmak. Dizin üzerinde ya da yumuşak bir masa örtüsünde yazınca baskı dağılır, alt nüsha zayıf çıkar. Sahada kullanılacak koçanlarda sert arka kapak bu sorunu çözer.

Keçe uçlu kalem kullanmak. Otokopi baskıyla çalışır. Tükenmez kalem iyi sonuç verir, keçe uçlu kalem yeterli basıncı oluşturmaz.

Alt takımı korumamak. Koçanda yazarken alttaki takıma da iz geçebilir. Bu yüzden yazarken araya bir karton koymak ya da koçanın kapağını kullanmak gerekir.

Yanlış saklamak. Otokopi yazı doğrudan güneşe ve ısıya uzun süre maruz kalırsa solabilir. Uzun süre saklanacak nüshaları klasörde, gölgede tutun.

Karbon kağıdından farkı ve seçim ölçütü

Eski usul karbon kağıdında her yaprağın arasına ayrı bir karbon yerleştirilir ve elde mürekkep izi kalır. Otokopide ara kağıt yoktur, takım tek parça gibi kullanılır. İşin hızlı olduğu tezgahta bu ayrım ciddi kolaylık sağlar. Yine de her evrak otokopi gerektirmez. Bilgi sonradan bilgisayara girilecek, nüsha da kısa süre tutulacaksa tek yaprak bloknot yeterli olabilir.

Karar verirken şu soruyu sorun: Aynı bilgi aynı anda ikinci bir kişinin elinde olmalı mı? Cevap evet ise otokopi işe yarar, cevap hayır ise gereksiz masraf eklemiş olursunuz. Takım kalınlaştıkça koçan da kalınlaşır, bu yüzden sahada taşınacak işlerde nüsha sayısını düşük tutmak kolaylık sağlar. Yazıcıdan geçirilecek formlarda ise kağıdın yazıcıya uygunluğunu baştan konuşmak gerekir.

Sipariş öncesi kararlar

Kaç nüsha gerektiğini, koçanda kaç takım olacağını ve numara kullanılıp kullanılmayacağını düşünün. Evraklarınızı takip etmek istiyorsanız numaratörlü baskı önemli bir yardımcıdır. Takımlar kenarından tutkallanır ve yaprağın ayrılması kolay olur; koçan halinde ciltlemek de mümkündür.

Üzerindeki sabit metin, logo ve alanlar ofset baskıyla basılır, yani evrakınızın görünümü diğer kurumsal işlerinizle aynı düzende olabilir. Elinizde eski bir evrak varsa ondan yola çıkmak en kolay yoldur; alanları yeniden gözden geçirir, gereksizleri çıkarırız.

Sık sorulanlar

Otokopili kağıt ile karbon kağıdı aynı şey mi?

Hayır, otokopili kağıtta arada ayrı bir karbon yaprak yoktur. Kağıt yüzeyindeki katmanlar kalem baskısıyla yazıyı alt yaprağa geçirir.

Alt nüsha neden silik çıkıyor?

Yumuşak zemin, keçe uçlu kalem ya da fazla nüsha sayısı buna yol açabilir. Sert altlık ve tükenmez kalem kullanmak sonucu iyileştirir.

Eski fişinizi ya da formunuzu örnek gösterin, nüsha sayısını yazın ve teklif isteyin, takım düzeninizi işinize göre kuralım.