Teknisyen sabah bir kombi arızasına gidiyor. Müşteri “geçen sene de aynı parçayı değiştirmiştiniz” diyor. Ofiste kayıt arayan kişi, üzerinde yalnız “tamir edildi” yazan bir kağıt buluyor. Hangi parça değişti, kim gitti, müşteri neyi onayladı, belli değil. Bir teknik servis formunun değerini böyle bir günde anlarsınız. Alanları, bir servis ziyaretinin akışı içinde gözden geçirelim.

Teknisyen kapıdan girmeden: Kayıt bilgileri

Formun üst bölümü kimlik bilgilerini taşır. Bunlar arandığında evrakı bulmanızı sağlar.

• Form numarası ve tarih
• Müşteri adı, adres, telefon
• Geliş ve gidiş saati
• Teknisyen adı
• Kayıt türü: garanti, bakım, ücretli servis

Numara bu bölümün omurgasıdır. Numaratörlü baskıyla her formun ayrı numarası olur ve eksik form hemen fark edilir. Serinin nasıl planlanacağını numaratör yazımızda anlattık.

Cihazın başında: Teknik bilgiler

Cihaz bilgisi eksik kalırsa form yarım kalmış sayılır. Marka, model, seri numarası ve varsa cihazın sayaç değeri gibi alanlar buraya gelir. Ardından iki ayrı kutu gelir:

• Müşteri şikayeti: Müşterinin kendi sözleriyle anlattığı durum.
• Tespit edilen arıza: Teknisyenin gördüğü sorun.

Bu iki alanı tek kutuda birleştirmek sık yapılan bir hatadır. Şikayet ile gerçek arıza farklı olabilir ve sonradan bakıldığında bu ayrım önem kazanır.

Yapılan iş: Formun en dolu bölümü

Yapılan işlem için açık bir alan ve değişen parçalar için satırlı bir tablo gerekir. Parça tablosunda kod, ad, adet ve varsa tutar sütunları olabilir. Burada iyi bir yöntem, sık yapılan işlemleri kutucuk olarak basmaktır. Filtre temizliği, gaz basıncı ölçümü, genel kontrol gibi tekrarlanan işlemler işaretlenince teknisyen yazı yükünden kurtulur, okunmaz el yazısı sorunu da azalır.

Kutucuk listesi her firmada farklıdır. Son birkaç ayın formlarına bakıp en sık yazılan on işlemi çıkarmak iyi bir başlangıçtır.

Kapıdan çıkarken: Onay ve imza

Müşteri imzası ile ad-soyad alanı formun altında, rahat yazılacak boyutta olmalıdır. Teknisyen imzası da aynı hizada yer alır. Bir “cihaz çalışır halde teslim edildi” kutusu ya da “parça değişimi müşteri onayıyla yapıldı” satırı, sonradan yaşanabilecek anlaşmazlıkları azaltır. Bu tür ifadelerin hukuki etkisi için danışmanınızın görüşünü almanız doğru olur.

Garanti ya da bakım şartlarınızı formun arka yüzüne basabilirsiniz. Metni uzun tutmayın, punto küçüldükçe okunmaz. Uzun şartlar için matbu sözleşme daha uygun olabilir.

Nüsha ve saha kullanımı

Bu evrak çoğu zaman ayakta, cihazın yanında doldurulur. Bu nedenle sert arka kapaklı koçan büyük kolaylık sağlar. Üçlü otokopili takımda yaprakların biri müşteride, biri ofiste, biri koçanda kalabilir. Yazının alt nüshaya temiz geçmesi için dikkat edilecekleri otokopili kağıt yazımızda bulabilirsiniz.

Forma bakarak neler öğrenilir

İyi doldurulmuş formlar ofiste de işe yarar. Aylık bir özet çıkardığınızda hangi arızanın sık tekrarladığını, hangi parçanın stokta tutulması gerektiğini ve hangi bölgeye daha çok gidildiğini görürsünüz. Bu bilgiyi alabilmek için alanların standart olması gerekir. Serbest yazılan “kart arızalı”, “anakart bozuk”, “elektronik sorun” gibi ifadeler aynı şeyi anlatır, ama saymayı zorlaştırır. Sık görülen arıza türlerini kutucuk yapmak bu yüzden ofisin de işine yarar. Form numarasını müşteri kaydınızla eşleştirirseniz telefonda gelen bir soruda evrakı hızla bulursunuz. Kağıt, düzgün tasarlanınca kayıt sisteminin ilk adımı olur.

Formu sade tutmanın yolu

• Her alanın kim için olduğunu sorun. Kimse okumuyorsa çıkarın.
• Sık doldurulan alanı üste, nadir kullanılanı alta alın.
• El yazısına göre satır aralığı bırakın, en az 7-8 mm rahat bir ölçüdür.
• Yeni formu sipariş etmeden önce sahada bir teknisyene denetin.

A4 ya da A5 ebat işin ayrıntısına göre seçilir. Az alanlı işlerde A5 elde kolay taşınır, parça tablosu kalabalıksa A4 daha rahat eder. Sabit metin ve alanları ofset baskıyla basıyor, firmanıza özel logolu düzeni kuruyoruz. Ebat, nüsha ve cilt seçeneklerini teknik servis formu sayfamızda görebilirsiniz.

Sık sorulanlar

Teknik servis formu A4 mü A5 mi olmalı?

Az alanlı işlerde A5 elde kolay taşınır. Parça tablosu kalabalıksa A4 daha rahat kullanılır.

Form kaç nüsha olmalı?

Müşteri, ofis ve koçan için üçlü otokopili takım sık kullanılır. İşinizin akışına göre ikili takım da yeterli olabilir.

Kullandığınız formu ya da alan listenizi teklif formuna ekleyin, kutucukları ve satırları ekibinizin işine göre yeniden dizelim.