Bir firmanın baskı ihtiyacı çoğu zaman tek bir sipariş gibi görünür: bu ay kartvizit, gelecek ay zarf, fuar öncesi broşür. Her biri için ayrı ayrı fiyat toplamak ilk bakışta tasarruf gibi durur. Yıl sonunda ise farklı tonda logolar, farklı boyda evraklar ve her siparişte baştan anlatılan aynı bilgiler kalır. Anlaşmalı çalışmanın değeri tam da bu dağınıklığı toplamasıdır.
Bir açıklama yapalım: Bu yazıda anlaşmalı matbaa derken bir firmanın düzenli işlerini aynı matbaayla yürütmesini kastediyoruz. Fatura ve benzeri belgelerin basımıyla ilgili resmi konular ayrı bir başlıktır, bunları muhasebecinize danışmanız gerekir.
Kazanç nerede ortaya çıkar
Renk ve düzen birliği. Kartvizit, antetli kağıt, zarf ve kataloğu farklı yerlerde bastırdığınızda aynı logo farklı tonlarda çıkabilir. Aynı yerde basıldığında referans tek olur. Kağıt, mürekkep ve ayar farkının neden önemli olduğunu renk yazımızda anlattık.
Bilginin tekrar anlatılmaması. Logonun doğru dosyası, kurumsal renk kodu, kullanılan kağıt, kartvizit düzeni, koçanın son numarası. Her seferinde bunları yeniden bulmak firmada birinin zamanını alır. Düzenli çalışılan bir matbaada önceki iş referans alınarak ilerlenir.
Takvimi önceden görmek. Yıllık baskı ihtiyacınızı kabaca bilmek işi rahatlatır. Hangi ayda fuar var, koçanlar ne zaman biter, katalog ne zaman yenilenir. Bu takvim paylaşıldığında işler son güne kalmaz, acele masrafı azalır.
Tek muhatap. Selefon için bir yere, kesim için başka yere, baskı için üçüncü bir yere gitmek yerine işin tamamı tek yerden yürür. Bir sorun çıktığında kimi arayacağınız bellidir. Ofset baskıdan son işleme kadar işi planlayıp teslim ediyoruz.
Kimin için anlamlıdır
- Her ay ya da her dönem matbu evrak kullanan firmalar
- Birden çok şubesi ya da ekibi olan işletmeler
- Fuar, katalog ve kurumsal kırtasiye işleri aynı yılda toplanan şirketler
- Satınalma biriminin takip edecek çok işi olan kurumlar
Yılda bir kez az adet kartvizit bastıran bir işletme için bu düzen gerekli olmayabilir. Burada önemli olan işin sıklığı ve çeşididir. Hangi işin hangi yöntemle basılacağını merak ediyorsanız dijital ve ofset karşılaştırmamıza bakabilirsiniz.
Matbaa seçerken sorulacak sorular
- Dosyamı baskıdan önce kontrol ediyor musunuz, sorun görürseniz bana dönüyor musunuz?
- Baskı öncesi onay adımı nasıl işliyor?
- Tekrar siparişte önceki işi referans alabiliyor musunuz?
- Son işlemleri ve teslimi tek elden takip edebiliyor musunuz?
- Numaralı evrakta seriyi kaldığı yerden sürdürebiliyor musunuz?
- İşin ilgilisiyle doğrudan konuşabiliyor muyum?
Fiyat elbette önemlidir, ama tek kalem üzerinden karşılaştırmak yanıltıcı olabilir. Karşılaştırmada aynı kağıt, aynı adet ve aynı son işlemi yazın. Ucuz görünen bir teklif, kağıt ya da son işlem farkından çıkıyor olabilir.
Düzen kurmak için basit bir tablo
Düzenli çalışmayı büyük bir sözleşme gibi düşünmek gerekmez. Bir sayfalık tablo çoğu firma için yeterli başlangıçtır. Sütunlara işin adını, yıllık yaklaşık adedini, ebadını, kağıdını, son baskı tarihini ve sorumlu kişiyi yazın. Antetli kağıt, tahsilat makbuzu, kartvizit ve bayi kataloğu bu tabloda dört satır olur.
Bu tablo iki işe yarar. Önce hangi işlerin aynı anda toplanabileceğini gösterir; kartvizit ve zarf birlikte verilince renk birliği korunur. Sonra stok biterken değil, bitmeden önce sipariş vermenizi sağlar. Evrakı biten bir şube çoğu zaman fotokopiyle idare etmeye başlar ve kurumsal görünüm orada bozulur. Küçük bir stok alt sınırı belirleyip o seviyeye inince siparişi hatırlatmak bu sorunu çözer.
Sık yapılan başlangıç hatası
Sık görülen hata, düzenli çalışmaya elinizdeki bilgileri toplamadan başlamaktır. Matbaanıza kartvizit, sipariş formu ve zarfınızın son hallerini, logonuzun aslını ve varsa renk kodlarını bir klasörde verin. İlk siparişte bu hazırlık biraz zaman alır, sonraki işlerde kazandırır. Son numaralarını not etmeyi de unutmayın.
Yazsan Matbaa, 1968’den beri Bursa’da kurumsal firmalarla çalışıyor. Yıl içinde hangi işleri bastırdığınızı bir sayfada toplamanız, nasıl bir düzen kurulabileceğini görmek için yeterli bir başlangıçtır.
Sık sorulanlar
Anlaşmalı matbaa ne demek?
Bu yazıda bir firmanın düzenli baskı işlerini aynı matbaayla yürütmesi kastedilmektedir. Resmi belgelerin basımıyla ilgili konular ayrı bir başlıktır, muhasebecinize danışın.
Az baskı işi olan firmalar için de uygun mu?
Yılda bir kez az adet iş bastıran bir firma için gerekli olmayabilir. Düzenin değeri iş sıklığı ve çeşidi arttıkça ortaya çıkar.
Yıl içinde bastırdığınız işleri ve yaklaşık adetlerini yazıp teklif isteyin, firmanıza uygun bir çalışma düzenini konuşalım.