Makbuz, para el değiştirdiği anda devreye giren bir evraktır. Bu yüzden sonradan “ne kadar ödenmişti, kim almıştı” sorusuna cevap verebilmesi gerekir. Aşağıda bir makbuzu sipariş etmeden önce gözden geçirmeniz gereken noktaları yazdık. Bu bilgiler baskı düzeni içindir; belgenin hukuki ya da mali niteliği için önce muhasebecinize danışın.
Önce muhasebeciye sorulacak sorular
Matbaaya gitmeden yapılacak ilk iş, hangi evraka ihtiyacınız olduğunu netleştirmektir. Makbuz adıyla anılan belgeler aynı nitelikte olmayabilir. Muhasebecinize şunları sormanızı öneririz:
- Benim işlemim için bu evrak uygun mu, başka bir belge düzenlemem gerekiyor mu?
- Üzerinde hangi bilgiler bulunmalı?
- Kaç nüsha kullanmalıyım ve ne kadar süre saklamalıyım?
Bu cevaplar geldikten sonra baskı işi çok kolaylaşır. Biz düzeni ve baskıyı hazırlarız, evrakın içeriğine dair karar sizin ve danışmanınızındır.
Tahsilat makbuzu ile aidat makbuzu nasıl ayrışır
| Konu | Tahsilat makbuzu | Aidat makbuzu |
|---|---|---|
| Kim kullanır | Tahsildarlı firmalar, toptancılar, servis şirketleri | Site ve apartman yönetimleri, dernekler, kooperatifler |
| Öne çıkan alan | Ödeyen, tutar, ödeme şekli | Üye ya da daire, dönem, tutar |
| Dikkat noktası | Yazıyla tutar ve teslim alanın imzası | Ay ve yıl bilgisinin belirginliği |
Tahsilat makbuzunda en sık sorun yazıyla tutar alanının atlanmasıdır. Rakamla yazılan tutar kolay değiştirilebilir, yazıyla tutar bu riski azaltır. Nakit, çek ve havale için kutucuk koymak da saha ekibini hızlandırır. Aidat makbuzunda ise dönem bilgisi öne çıkar. “Ocak aidatı” gibi serbest yazı yerine ay ve yılı ayrı alanlarda vermek, genel kurul öncesinde kayıtlara bakmayı kolaylaştırır.
Numara ve nüsha düzeni
Ödeme kaydında sıra numarası işin temelidir. Numaratörlü baskıda her makbuzun kendi numarası olur ve eksik olan hemen fark edilir. Seriyi nasıl planlayacağınızı numaratör yazımızda anlattık. Ödeyen kişiye kopya vermek ve koçanda iz bırakmak için otokopili takım yaygın seçimdir. Takımlar koçan halinde ciltlenir ve sahada sert arka kapak yazmayı kolaylaştırır.
Sık yapılan hatalar
- Kurum unvanını eski haliyle bastırmak. Yönetim ya da unvan değiştiyse makbuzu buna göre güncelleyin.
- Alanları dar tutmak. Elle yazılan tutar ve isim için rahat yer gerekir, özellikle sahada.
- Tek nüsha ile çalışmak. Ödeyene verilen yaprak gidince elde kayıt kalmaz.
- Başlangıç numarasını bildirmemek. Eski seriyle çakışma ya da aralık oluşabilir.
- Aynı koçanı birden çok kişinin kullanması. Hangi tahsilatı kimin yaptığı karışır.
Az adette ya da kişiye özel işlerde
Küçük bir apartman yönetimi yüksek adetli bir koçana ihtiyaç duymayabilir. Yaklaşan genel kurul ya da yeni kurulan bir yönetim için az adet gerekiyorsa dijital baskı uygun olabilir. Daire numarası ya da üye adı gibi kişiye özel bilgilerin önceden basılmasını istiyorsanız yine bu yol konuşulabilir, listeyi Excel olarak iletmeniz yeterlidir. Düzenli ve yüksek adetli kullanımda ise ofset baskı daha mantıklı olur. Otokopili kağıtta hangi yöntemin uygun olduğuna işinizi görerek birlikte karar veririz.
Okunur bir makbuz için tasarım notları
Makbuz süslü olmak zorunda değildir, okunur olmak zorundadır. Kurum adını üstte belirgin verin, numara alanını kolay görülecek bir köşeye koyun. Tutar alanını diğerlerinden büyük tutun, çünkü göz ilk orayı arar. Yazıyla tutar satırı uzun olmalıdır; kısa bırakılan alanda yazı sıkışır ve okunmaz. Tarih için gün, ay ve yıl kutuları kullanmak farklı yazım biçimlerini önler. Otokopili takımlarda açık zemin kullanın, çünkü koyu ve dolu zeminler alt nüshadaki yazıyı gölgeler. İnce desen ve filigranlardan da kaçının. Evrakın altına imza için yeterli bir alan bırakın ve imzalayanın adını yazacağı bir satır eklemeyi düşünün.
Sipariş için hazırlanacaklar
- Elinizdeki makbuzdan bir örnek ya da istediğiniz alanların listesi
- Kurum unvanı, adresi ve gerekli diğer bilgiler
- Nüsha sayısı ve yaprakların nerede kalacağı
- Başlangıç numarası ve koçan başına takım sayısı
- Toplam koçan adedi
Otokopili kağıdın nasıl çalıştığını merak ediyorsanız otokopili kağıt yazımızı da okuyabilirsiniz. Saha kullanımında yazının silik çıkmaması için orada anlattığımız ayrıntılar işinize yarar.
Sık sorulanlar
Makbuzda hangi alanlar bulunmalı?
Baskı düzeninde genellikle kurum bilgisi, numara, tarih, ödeyen, tutar ve imza alanları yer alır. Evrakınıza özel zorunlu alanları muhasebecinize sorun.
Makbuz kaç nüsha olmalı?
Ödeyene bir yaprak verip koçanda kayıt bırakmak için otokopili takım yaygın kullanılır. Nüsha sayısını muhasebecinizle netleştirmeniz doğru olur.
Mevcut makbuzunuzun bir fotoğrafını ve son numaranızı teklif isteğinize ekleyin, yeni baskıyı aynı seriden sürdürelim.