Bir pazartesi sabahı kasa ile fişler tutmuyor. Fiş destesinde 1842’den sonra 1844 geliyor. Numara olmasaydı bu farkı kimse göremezdi. Numaratörün işi tam olarak budur: her evraka ayrı bir kimlik vermek, eksik olanı görünür kılmak. Küçük bir ayrıntı gibi durur, ama evrakı kayıt düzenine dönüştüren şey çoğu zaman bu numaradır.
Numaratör nedir
Numaratör, basılı evrakın üzerine sırayla artan numara atılmasını sağlayan düzenektir. Sabit metin ve alanlar basıldıktan sonra her yaprağa ya da her takıma sıradaki numara gelir. 0001, 0002, 0003 diye ilerler. Otokopili takımlarda aynı numaranın tüm nüshalarda okunur olması gerekir; işte numara bu yüzden kağıt ve takım düzeniyle birlikte planlanır. Otokopinin mantığını otokopili kağıt yazımızda anlattık.
Neden gerekli
- Eksik evrak görünür: Sırada boşluk varsa bir belge kayıp ya da işlenmemiş demektir.
- Takip kolaylaşır: Bir müşteri “geçen ayki servis kaydı” dediğinde numara ile arşivde hızlıca bulursunuz.
- Karışıklık azalır: Aynı isimli iki müşteri ya da aynı tarihli iki işlem numarayla ayrılır.
- Sahada denetim sağlanır: Hangi koçanın kimde olduğu, hangi numaraya kadar yazıldığı bellidir.
Numaralı evrakın muhasebe ya da yasal bir zorunluluk taşıyıp taşımadığı, belgenin türüne göre değişebilir. Bu konuda kesin cevabı muhasebecinizden almanız gerekir. Biz burada numaranın günlük düzene katkısından söz ediyoruz.
Numara planı nasıl yapılır
Numaralı işlerde sipariş vermeden önce üç bilgiyi netleştirin: başlangıç numarası, koçan başına takım sayısı ve toplam koçan adedi. Hesap basittir. Örnek olarak 50 takımlı 20 koçan düşünelim:
| Bilgi | Örnek değer |
|---|---|
| Koçan başına takım | 50 |
| Koçan adedi | 20 |
| Toplam takım | 1.000 |
| Başlangıç numarası | 0001 |
| Son numara | 1000 |
| Bir sonraki siparişte başlangıç | 1001 |
Sayıları örnek olarak verdik; koçandaki takım sayısını kullanım sıklığınıza göre belirlemek gerekir. Az kullanılan bir evrakta büyük koçan sahada yıpranır, çok kullanılan evrakta küçük koçan sürekli değiştirilir.
Sık yapılan hatalar
Son numarayı not etmemek. Yeni sipariş verirken eski koçanın son numarası bilinmezse seri ya çakışır ya da aralık oluşur. Son koçanı atmadan önce numarasını kaydedin.
Basamak sayısını küçük seçmek. Dört haneli numara bir süre sonra sınıra dayanır. Seriye başlarken numaranın kaç haneye ulaşacağını düşünün.
Bozulan evrakı koçandan koparmak. Yanlış doldurulan bir fişi atarsanız seride boşluk oluşur. Genel olarak bozulan evrakı iptal yazıp koçanda bırakmak düzeni korur. Belgenin türüne göre doğru uygulamayı muhasebecinize sorun.
Şube ayrımı yapmamak. Birden fazla şube ya da araç varsa seriyi harfle ayırabilirsiniz. A ve B serisi gibi bir ön ek, karışıklığı daha baştan önler.
Küçük bir işletmeden örnek
Üç aracı olan bir su dağıtım firması düşünün. Her şoför aynı serinin koçanını kullanıyor, akşam fişleri masaya bırakıyor. Ay sonunda bir müşteri “ödeme yaptım” diyor, ama fiş bulunamıyor. Hangi şoförün o gün hangi fişleri kestiği de belli değil.
Aynı firma koçanları araçlara numara aralığıyla teslim etse tablo değişir. 0001-0050 birinci araçta, 0051-0100 ikinci araçta gibi bir zimmet kaydı tutmak, tek numaradan hem aracı hem tarihi bulmayı sağlar. Bunun için özel bir program da gerekmez, bir Excel sayfası ya da küçük bir defter yeterlidir. Numaratör burada baskıyla biten bir işlem olmaktan çıkar, günlük takibin başlangıç noktası olur. Kullanılan son numarayı ay sonlarında kontrol etmek de küçük eksikleri büyümeden yakalamanızı sağlar.
Numara nereye basılır
Numara çoğunlukla sağ üst köşede, kolay görülecek bir yerde durur. Baskı renginden ayrılması için kırmızı gibi belirgin bir renk sık kullanılır. Tasarımda bu alanı boş bırakın; arkasında zemin deseni ya da yazı olmamalıdır.
Hangi evraklarda kullanılır
Tahsilat makbuzu, aidat makbuzu, sipariş fişi ve teknik servis formu numaratörlü baskının yaygın kullanıldığı işlerdir. Sabit bölümleri ofset baskıyla basar, numarayı ardından ekleriz. Bir önceki koçanınızın son numarasını bildirmeniz seriyi kaldığı yerden sürdürmek için yeterlidir.
Sık sorulanlar
Başlangıç numarasını nasıl belirlemeliyim?
Yeni seriyse istediğiniz numaradan başlayabilirsiniz, devam serisinde bir önceki koçanın son numarasını esas alın. Son numarayı kaydetmek çakışmayı önler.
Numaralı evrak zorunlu mu?
Bu, belgenin türüne ve işinize göre değişebilir. Kesin cevap için muhasebecinize danışmanız gerekir.
Başlangıç numaranızı ve koçan planınızı yazın, teklif formundan iletin; serinizin nereden devam edeceğini baştan netleştirelim.